Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis

EVENTOS NA UFPR

Evento organizado por uma Entidade de Representação Estudantil da UFPR (Acadêmico-Científicos, de Movimento Estudantil, Semana Acadêmica, Evento Cultural e Artístico):

As solicitações de apoio devem ser encaminhadas à PRAE/CAEE conforme procedimentos abaixo:

1 – Desenvolver um projeto do evento (modelos abaixo), com os respectivos formulários de solicitação e apresentar à Coordenação do Curso;

2 – A Coordenação do Curso analisará o projeto do evento quanto ao alinhamento com o projeto político-pedagógico do Curso e quanto à importância do evento como atividade formativa emitindo despacho;

3 – A Coordenação do Curso cadastrará processo no SEI/UFPR – Sistema Eletrônico de Informação – selecionando como Tipo de Processo “Assistência Estudantil: Apoio a Eventos Estudantis” e inserindo:

a- o projeto do evento
b- Despacho com apreciação e anuência da Coordenação do Curso quanto à importância do evento como atividade formativa
c- ofício emitido pela Entidade de Representação Estudantil do Curso contendo a lista de solicitações de concessão de apoio
d- formulários adequados para cada item a ser concedido (atenção para os prazos)
e- encaminhar via SEI para UFPR/R/PRAE/CAEE

4 – Para esses eventos, o recurso financeiro anual destinado às Entidades Estudantis poderá ser utilizado para custear as despesas de:

material gráfico (crachás, banners, cartazes, flyers, programação, blocos, pastas, marcadores de página, adesivos) – 30 dias;
camisetas (que não poderão ser comercializadas) – 40 dias;
infraestrutura (tendas, segurança e limpeza) – 45 dias;
passagem e hospedagem para palestrantes – 30 dias;
empréstimo de equipamentos – 10 dias;
materiais de consumo – 30 dias;
solicitação de veículos – 35 dias;

Verificar sempre os prazos necessários para cada uma das solicitações. Os prazos são contados a partir da data de APROVAÇÃO por parte da PRAE/CAEE (após recebimento do processo do SEI com ajustes e adequações necessárias nos projetos/formulários). Para os campi avançados, o prazo é de 40 dias devido à logística de entrega dos materiais;

5 – A PRAE/CAEE emitirá parecer informando a possibilidade de concessão dos apoios requeridos;

6 – Em seguida o processo obedecerá as tramitações financeiras necessárias para garantir os apoios;

7 – Após a realização do evento será solicitado aos organizadores e à Coordenação do Curso emissão de um relatório sobre o evento para que o processo seja arquivado.

OBSERVAÇÃO – É vedado o consumo e a comercialização de bebidas alcoólicas nos Campi da UFPR (Resolução 29/10 – COPLAD). Para eventos institucionais ou da comunidade interna, e desde que não interfiram ou comprometam atividades acadêmicas pode ser solicitado a condição de excepcionalidade (Art. 3º – Res. 29/10 – COPLAD). Para tanto, deve-se cumprir as exigências da Resolução e das instâncias reguladoras ou de controle externas à UFPR (Bombeiros, Polícia, Meio Ambiente, Prefeitura, etc.).

Formulários e modelos:

– Modelo de projeto (Eventos Acadêmicos, Culturais, Esportivos)

– Modelo de projeto (Eventos de confraternização)

– Modelo de ofício da Entidade Estudantil sobre a concessão de apoios

– Solicitação de passagem e hospedagem para palestrante

– Palestrante: Convite

– Relatório de viagem palestrante

– Solicitação de empréstimo de equipamentos

Notebook
Projetor multimídia
Tela de projeção
Microfone
Caixas de som

– Solicitação de materiais de consumo (papel, caneta, etc.)

– Solicitação de material gráfico, informar (verificar utilização da logo UFPR no Manual de Marcas da UFPR):

TIPO DE MATERIAL (ex.: crachá, banner, cartaz, folheto, jornal, revista, livro, etc.)
TAMANHO (ex.: A6, A5, A4, A3, A2 ou outro)
QUANTIDADE DE PÁGINAS
TIRAGEM PARA IMPRESSÃO
TIPO DE PAPEL e GRAMATURA
CORES (colorido ou preto e branco)
ACABAMENTO (ex.: dobra, cola, corte, etc.)
ARQUIVO PDF DO MODELO A SER IMPRESSO (Disponibilizar imagem de alta qualidade, com as características básicas dos arquivos – sangra, linha de corte, dobra etc), com possibilidade de zoom. Os arquivos devem ser anexados ao processo SEI em formato PDF, com sangra de 3mm de cada lado.